Privacy Reglement Vereniging van Eigenaars

De Vereniging van Eigenaars hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document is het privacy beleid vastgelegd van onze verenigingen waarin heldere informatie wordt gegeven over hoe de verenigingen omgaan met persoonsgegevens.

Namens de vereniging is de beheerder verantwoordelijk voor de uitvoering van het privacy beleid. De beheerder doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De beheerder houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt onder andere met zich mee dat de beheerder in ieder geval uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid. Met de volgende punten is rekening gehouden:

• De verwerking van uw persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens, behoudens in de gevallen die overeenkomstig het doel zijn, dan wel rechtstreeks voortvloeien uit de wet, akte of reglement.
• Wij hebben passende technische en/of organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit de wet, akte of reglement.  U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het verstrekken van gegevens aan de notaris bij verkoop van uw appartement.
• Wij zijn op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens welke wij respecteren.
• Wij publiceren het actuele privacyreglement en de daarbij behorende stukken op de website van de beheerder.

Waarvoor verwerkt de beheerder persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

Het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de leden en het beheer over het gemeenschappelijk bezit. In het kader van dit doel is de beheerder op grond van de toepasselijke reglementen verplicht een register aan te leggen van eigenaars en gebruikers. Voor de bovenstaande doelstellingen kan de beheerder onder andere de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• naam, voorletters of voornaam, tussenvoegsels • geslacht • adres • woonplaats • telefoonnummer • emailadres • bankrekeningnummer •kentekens •overige persoonsgegevens die u actief verstrekt telefonisch of in correspondentie.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan de VvE geeft kunnen aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, dan wel verplicht is op grond van de wet, akte of reglement. Zo maakt de beheerder gebruik van derde partijen voor onderhoud en zal hen uitsluitend in dat kader persoonsgegevens verstrekken voor zover dat voor onderhoud noodzakelijk is. De beheerder van de VvE geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) worden met een dergelijke overeenkomst de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Voor het overige zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen worden verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij de beheerder opvraagt. In een dergelijk geval moet de beheerder medewerking verlenen en is het dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met derden indien u hier schriftelijk toestemming voor geeft. Het bestuur verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

De beheerder bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De beheerder hanteert de volgende bewaartermijnen:

• administratieve persoonsgegevens: zolang een persoon eigenaar of gebruiker is van een appartementsrecht. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens verzameld zijn.
• financiële administratie: een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar
• jaarstukken: zonder persoonsgegevens, uitgezonderd de namen, worden deze bewaard zolang dat historisch relevant is

Beveiliging

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Alle persoonsgegevens van eigenaars van appartementen die zelf worden verwerkt door bestuursleden, commissieleden, vrijwilligers, vallen onder de verantwoordelijkheid van de genoemde personen die de verwerking hebben gedaan.

Rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke de VvE van u heeft, voor zover dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling of een bepaling welke voortvloeit uit de splitsingsakte en/of huishoudelijk reglement. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de beheerder of door een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. De beheerder kan u logischerwijs vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met de beheerder contact op te nemen. Komt u hier niet met ons uit dan bestaat er de mogelijkheid om een stap verder te gaan. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als u naar aanleiding van onze privacy beleid nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met op met de beheerder.

Informatie

Eigenaars zullen door de beheerder op de hoogte worden gebracht van dit privacy beleid. De stukken zijn geplaatst op onze website en op het VvE portaal van Twinq. Eigenaars dienen de gebruikers van hun appartement op de hoogte te brengen van dit privacy reglement.